Impresoras: Crónica de una muerte anunciada

Las hay de punto, de tinta, de láser y hasta de led. No hay oficina que no cuente con una, y por años han sido el pilar fundamental en todo tipo de empresas. Nadie pensaría que la próspera industria de los sistemas de impresión ve en el horizonte un punto final que se acercará cada vez más, a medida que pase el tiempo. ¿Cuál es la tendencia tecnológica que dará muerte a aquellas máquinas, grandes y pequeñas, que se posicionan desde hace tantos años en las empresas?

La era de la digitalización

Desde siempre, el manejo de documentos en la empresa ha sido un elemento de suma importancia para el funcionamiento adecuado del negocio. Formularios, firmas, documentos confidenciales, informes, marketing, entre otros, han hecho uso de las bondades de los sistemas de impresión y han logrado satisfacer la necesidad de la empresa. Sin embargo el manejo de documentación se vuelve sumamente complejo y aparatoso, sobre todo en corporaciones de tamaño considerable que llevan años funcionando. Pesados archivadores terminan llenando bodegas completas, donde finalmente terminan olvidados y cubiertos de polvo. Otros documentos sufren el deterioro del tiempo y terminan perdiéndose. Junto a ello, la falta de una buena administración ocasiona a ratos el extravío de documentación importante, lo que en más de una ocasión genera serios dolores de cabeza.

Es aquí donde los sistemas informáticos de gestión documental y empresarial hacen su entrada en gloria y majestad.

Los hay variados y especialmente diseñados para todo tipo de negocios. Sea que la empresa cuente con flujos reducidos de documentos, o sea que hablemos de un conglomerado multinacional que requiera un riguroso control de flujos en documentación, cualquier tipo de compañía puede beneficiarse al máximo de este tipo de tecnología.

Ahora bien, ¿qué podemos hacer con este tipo de sistema? Básicamente, tener todo nuestro universo documental digitalizado, eliminando de raíz la necesidad de imprimir. Tanto la documentación interna de la empresa como aquella que cuente con interacción de otras personas mediante firmas, llenado de formularios u otros, queda digitalizada. Esto brinda beneficios inmediatos, como por ejemplo la posibilidad de administrar fácilmente toda la documentación que exista en la empresa, junto con automatizar la metadata que se vinculará a ella. Por ejemplo, si digitalizamos un documento que tenga el folio de número 9448593, notaremos que el archivo digitalizado es nombrado de forma automática con este folio. Es solo un caso sencillo, considerando que los sistemas de gestión documental permiten una enormidad de personalizaciones al momento de digitalizar documentos, por ejemplo extrayendo de forma automática información de los documentos digitalizados, añadiendo otra, almacenando los archivos en uno u otro lugar dependiendo del tipo de documento que se digitaliza. En fin, es un universo de digitalización muy poderoso y robusto que permite reducir costos y mejorar nuestra administración de documentos. Suena maravilloso, pero, ¿es factible?

¿Qué tan factible es el uso de Gestión Documental en la empresa?

Grandes empresas de todo el mundo están optando por preferir sistemas de digitalización y gestión de documentos informáticos a los métodos convencionales de impresora y papel. El ritmo de crecimiento es vertiginoso, y se expande con rapidez a empresas de todo tamaño. La era de internet, de la digitalización, de los aparatos portátiles y de las tecnologías inalámbricas favorecen la implantación de esta tecnología en las empresas y en el mundo. Pronto, el mundo de la impresión se verá en desmedro de lo digital.

¿Estamos preparados para adaptarnos a la muerte anunciada del viejo sistema de impresión sobre papel?